케어브이 시작하기: 관리자 가입부터 직원 승인까지

주간보호센터, 장기요양기관, 요양원, 재가노인복지센터처럼 여러 명의 요양보호사·사회복지사·간호조무사가 교대로 근무하는 현장에서는 "누가 이 기관 소속인지"를 먼저 확정해야 근무표도, 휴무 승인도, 전자결재도 의미가 있습니다. 케어브이는 이 순서를 시스템으로 강제합니다. 관리자가 먼저 기관을 등록하고, 직원이 그 기관에 합류를 요청하고, 관리자가 이를 승인하는 3단계입니다. 처음 도입할 때 가장 자주 헷갈리는 부분이기도 해서, 이번 글에서는 화면별로 무엇을 입력하고 무엇을 확인해야 하는지, 실무에서 자주 걸리는 함정과 대처법까지 정리했습니다.

왜 관리자가 먼저 가입해야 할까

케어브이는 기관 단위로 데이터를 완전히 분리해서 관리합니다. 같은 법인 산하에 여러 지점이 있어도 지점마다 별도 기관으로 등록되고, 근무표·휴무 신청·전자결재·공지사항이 모두 그 기관 안에서만 공유됩니다. 직원이 앱을 설치해도 "어느 기관 소속인지"가 정해지지 않으면 아무 데이터도 볼 수 없는 구조인 셈입니다. 그래서 도입 첫날 해야 할 일은 언제나 하나입니다 — 시설장이나 사무장이 웹에서 관리자 계정을 만들고 기관 정보를 등록하는 것입니다.

1단계. 관리자 회원가입

기관의 시설장 또는 사무장이 케어브이 웹사이트에서 관리자 계정을 만듭니다. 모바일 앱이 아니라 웹에서 진행한다는 점을 먼저 기억해두면 좋습니다.

• 이메일과 비밀번호를 입력합니다. 비밀번호는 8자 이상이어야 합니다. 나중에 회원관리·전자결재·결제 정보까지 이 계정으로 관리하게 되므로, 개인 이메일보다는 기관에서 계속 확인 가능한 이메일(사무실 공용 메일 등)을 쓰는 것을 권장합니다.
• 이름, 기관명, 기관 주소를 입력합니다. 주소는 직접 타이핑하지 않고 검색으로 선택할 수 있어 오탈자를 줄일 수 있습니다. 기관명은 이후 전자결재 공문의 발신 기관명, 직원 앱의 소속 표시 등 여러 화면에 그대로 노출되므로 정식 명칭으로 정확히 입력하는 것이 좋습니다.
• 개인정보 수집 및 이용에 동의하면 가입이 완료됩니다.

가입 후에는 결제 수단을 등록하지 않아도 30일 무료 체험으로 바로 시작할 수 있습니다. 체험 기간에는 근무조정, 월간일정, 전자결재, 공지사항, 채팅 등 기능을 제한 없이 사용해보고, 체험이 끝나면 월 9,900원의 Basic 플랜으로 전환해 계속 이용하면 됩니다.

실무 팁 — 계정을 누가 관리할지 미리 정하기

관리자 계정은 한 사람이 전담하는 편이 안전합니다. 가입 승인, 결재선 관리, 공지 발송 권한이 모두 이 계정에 묶여 있기 때문에, 담당자가 바뀔 상황을 대비해 비밀번호와 이메일 접근 권한을 인수인계 문서에 남겨두는 것을 권장합니다. 여러 명이 같은 계정을 돌려쓰기보다는, 기관 대표 이메일 하나로 통일해 관리하는 편이 나중에 "누가 이 공지를 올렸는지" 추적할 때도 유리합니다.

2단계. 직원의 가입 요청

관리자 등록이 끝났다면, 이제 직원 차례입니다. 직원은 웹이 아니라 모바일 앱에서 가입을 요청합니다.

• App Store 또는 Google Play에서 케어브이 앱을 설치합니다. iOS와 Android 모두 정식 출시되어 있습니다.
• 앱을 실행하고 소속 기관을 검색해 선택합니다. 관리자가 등록한 기관명과 주소를 기준으로 검색되므로, 관리자가 입력한 기관명을 직원에게 미리 공유해두면 검색이 훨씬 수월합니다.
• 이름, 연락처 등 기본 정보를 입력하고 가입을 요청합니다.
• 요청이 접수되면 관리자의 승인을 기다립니다. 이 시점에는 아직 로그인해서 근무표나 공지사항을 볼 수 없습니다.

실무 팁 — 직원 온보딩을 한 번에 처리하기

신규 채용이나 시스템 전환 초기에는 여러 직원이 동시에 가입을 요청하는 경우가 많습니다. 이럴 때는 미리 "앱 설치 → 기관명 OO검색 → 가입 요청까지만 하고 대기" 식으로 안내 문구를 하나 만들어 단체 공지방에 공유해두면, 관리자가 승인 목록을 한 번에 확인하고 처리하기 편합니다.

3단계. 관리자의 승인

관리자 페이지의 회원관리(또는 근무조정과 함께 확인하는 가입 요청 목록)에서 직원의 가입 요청을 확인하고 처리합니다.

• 가입 요청 목록에서 이름, 연락처 등 직원 정보를 확인합니다.
• 실제로 우리 기관 소속이 맞는지 확인한 뒤 승인합니다. 잘못 요청이 들어왔거나 소속이 아닌 경우는 승인하지 않으면 됩니다.
• 승인하면 해당 직원이 기관 구성원으로 등록되고, 근무표·휴무 신청·전자결재·공지사항 등 기관 내 모든 기능에 접근할 수 있게 됩니다.
• 승인된 직원은 곧바로 앱에 로그인할 수 있습니다. 별도의 이메일 인증 절차를 다시 기다릴 필요는 없습니다.

실무 팁 — 승인 전에 확인할 것

직원 수가 많은 기관일수록 동명이인이나 비슷한 연락처로 인해 승인 대상을 착각하기 쉽습니다. 승인하기 전 연락처 뒷자리나 입사일 등으로 한 번 더 확인하는 습관을 들이면, 잘못된 승인으로 인해 다른 사람이 우리 기관 정보에 접근하는 상황을 예방할 수 있습니다.

자주 하는 실수

• 직원에게 앱부터 깔라고 안내하고, 관리자 가입은 나중으로 미루는 경우 — 관리자 계정이 없으면 직원이 검색할 기관 자체가 존재하지 않습니다. 반드시 관리자 가입이 먼저입니다.
• 기관명을 축약하거나 다르게 입력해 직원이 검색하지 못하는 경우 — 가입 시 입력한 기관명을 정확히 공유해주세요.
• 여러 사람이 관리자 계정 비밀번호를 각자 다르게 알고 있어 로그인 충돌이 생기는 경우 — 계정 정보는 한곳에서 관리하는 것이 안전합니다.
• 승인 요청을 미뤄두고 잊어버리는 경우 — 가입 요청은 자동으로 처리되지 않고 관리자가 직접 승인해야 완료됩니다. 도입 초기에는 하루 한 번씩 요청 목록을 확인하는 습관을 들이는 것을 권장합니다.
• 직원이 가입 요청에 쓴 계정과 실제 로그인하려는 계정이 다른 경우 — 이메일이나 연락처를 헷갈려 두 개의 계정을 만드는 경우가 있어, 승인 후 로그인이 안 된다는 문의가 오면 가장 먼저 확인해야 할 부분입니다.

자주 묻는 질문

Q. 관리자도 모바일 앱을 써야 하나요?

아니요. 관리자 업무(회원 승인, 근무조정 처리, 전자결재 등)는 웹 관리자 페이지에서 이뤄집니다. 직원은 모바일 앱을 기본으로 사용합니다.

Q. 직원이 기관을 찾지 못한다고 합니다.

관리자 가입이 아직 완료되지 않았을 가능성이 가장 큽니다. 관리자 계정이 먼저 만들어져야 직원이 그 기관을 검색해 선택할 수 있습니다. 기관명 검색어가 정확한지도 함께 확인해보세요.

Q. 승인했는데 직원이 로그인하지 못한다고 합니다.

직원이 가입 요청에 사용한 계정과 로그인하려는 계정이 같은지 확인해보세요. 이메일과 비밀번호를 다시 입력해보도록 안내하는 것으로 대부분 해결됩니다.

Q. 한 기관에 지점이 여러 개면 어떻게 등록하나요?

지점마다 별도의 관리자 계정과 기관 정보로 등록하는 구조입니다. 각 지점의 시설장 또는 사무장이 각각 가입을 진행하면 됩니다.

Q. 결제 정보를 먼저 등록해야 하나요?

아닙니다. 결제 수단을 등록하지 않아도 30일 무료 체험을 바로 시작할 수 있습니다. 체험이 끝난 뒤 필요할 때 Basic 플랜으로 전환하면 됩니다.

Q. 관리자 계정을 여러 명이 나눠 가질 수 있나요?

현재 관리자 계정은 기관을 등록한 계정을 중심으로 운영됩니다. 여러 담당자가 관리 업무를 나눠 맡아야 한다면, 계정 정보를 공유하되 누가 어떤 처리를 했는지 내부적으로 기록해두는 방식을 권장합니다.

Q. 직원이 앱 대신 모바일 웹으로 접속해도 되나요?

직원용 기능은 iOS·Android 앱을 기본으로 제공합니다. 앱 설치가 어려운 상황이라면 우선 앱 설치를 안내하고, 문제가 지속되면 문의해주세요.

도입 첫 주 체크리스트

케어브이를 처음 도입하는 기관이라면 아래 순서를 그대로 따라 해보는 것을 권장합니다.

• [ ] 시설장 또는 사무장 명의로 관리자 웹 가입을 완료했다
• [ ] 기관명·주소를 정확히 입력했고, 직원에게 공유할 검색어를 정했다
• [ ] 직원들에게 앱 설치와 가입 요청 방법을 안내했다
• [ ] 가입 요청 목록을 매일 한 번씩 확인하는 담당자를 정했다
• [ ] 승인 전 이름·연락처로 본인 확인 절차를 거쳤다
• [ ] 첫 승인된 직원이 실제로 로그인해 화면을 확인했는지 확인했다
• [ ] 30일 무료 체험 종료일을 캘린더에 표시해두었다

이 체크리스트를 마치면 근무조정, 월간일정, 전자결재 등 나머지 기능을 순서대로 익혀나가면 됩니다.

도입 담당자가 미리 알아두면 좋은 것

새로운 시스템을 도입할 때는 직원들의 낯섦을 줄여주는 것이 정착 속도를 좌우합니다. 아래는 도입 담당자가 미리 준비해두면 좋은 것들입니다.

• 왜 바꾸는지 짧게 설명하기 — 전화·단체 채팅방으로 흩어져 있던 신청·승인 과정을 한곳으로 모은다는 목적을 먼저 공유하면, 새 앱 설치에 대한 거부감을 줄일 수 있습니다.
• 첫 사용자 몇 명을 먼저 안내하기 — 전 직원이 한꺼번에 가입하기보다, 몇 명이 먼저 써보고 궁금한 점을 정리한 뒤 나머지 직원에게 안내하면 문의가 분산되지 않습니다.
• 문의 창구를 하나로 정하기 — 가입이나 로그인 문제는 담당자 한 명에게 모으는 것이 효율적입니다. 여러 사람에게 각자 물어보면 같은 문제가 중복으로 처리됩니다.

궁금한 점은 ggprgrkjh2@gmail.com으로 문의해주세요.