케어브이 사용 가이드
장기요양기관 관리자와 직원을 위한 사용 방법관리자 시작하기
관리자1. 회원가입
웹에서 관리자 회원가입을 시작합니다
이메일과 비밀번호(8자 이상)를 입력합니다
이름, 기관명, 기관 주소를 입력합니다
개인정보 수집 및 이용에 동의하면 가입이 완료됩니다
2. 직원 합류
직원에게 앱 설치를 안내합니다
직원이 앱에서 소속 기관을 선택해 가입을 요청합니다
관리자 페이지에서 요청을 확인하고 승인합니다
승인된 직원은 바로 앱에 로그인할 수 있습니다
휴무 요청 처리하기
관리자신청 확인과 처리
근무조정 메뉴에서 대기 중인 신청을 확인합니다
신청한 날짜와 사유를 확인합니다
승인 또는 반려를 선택합니다
여러 건은 일괄 승인·반려로 한 번에 처리할 수 있습니다
일정 확인
월간일정에서 한 달치 일정을 달력으로 봅니다
날짜별 휴무 인원을 확인해 일정이 겹치지 않게 조율합니다
전자결재 준비하기
관리자1. 양식 등록 — 전자결재 > 양식 관리
한글(HWP)·워드·PDF 파일을 올리거나, 화면에서 채우는 온라인 폼으로 만듭니다
기안 대분류(공문·교육·인사 등)를 지정하면 결재함에서 그 분류로 묶어 볼 수 있습니다
기본 결재선을 정해두면 이 양식으로 기안할 때 자동으로 채워집니다
양식 파일이 많으면 "대량 양식 업로드"로 폴더째 끌어다 한 번에 등록할 수 있습니다 (파일 하나가 양식 하나)
파일이 10MB를 넘거나 지원하지 않는 형식이면 등록되지 않습니다 (hwp, hwpx, doc, docx, pdf, xls, xlsx, ppt, pptx, 이미지)
2. 열람 대상 정하기 — 회의록처럼 여럿이 보는 문서
양식 등록·편집 화면에서 직책을 체크하면 그 직책의 직원 전원이 이 양식으로 올린 문서를 봅니다
직책 옆의 인원수로 몇 명이 보게 되는지 확인할 수 있습니다
특정 직원만 따로 추가하려면 개인 지정으로 이름을 찍어 넣습니다
기관 관리자, 기안자 본인, 결재선에 포함된 사람은 지정하지 않아도 항상 볼 수 있습니다
직책으로 지정하려면 회원관리에서 직원에게 직책이 배정되어 있어야 합니다
3. 서명과 직인 등록 — 기관 프로필
기관 프로필에서 내 서명을 등록하면 결재란에 자동으로 찍힙니다
기관 직인을 등록하면 최종 승인된 문서의 발신명의에 날인됩니다
문서 하단 발신부(주소·연락처·팩스)도 기관 프로필의 정보를 따릅니다
대량 문서 업로드 — 쓰던 시스템의 문서 옮겨오기
관리자준비물 — 색인 엑셀과 문서 파일
이관 화면에서 "양식 내려받기"를 눌러 표준 엑셀 양식을 받습니다 (작성요령 시트가 함께 들어 있습니다)
쓰던 시스템에서 내려받은 문서 목록을 이 양식에 옮겨 채웁니다
내보낸 파일을 그대로 올려도 됩니다 — 열 이름을 최대한 알아서 맞추고, 못 알아본 열은 화면에 알려드립니다
기안서 PDF와 첨부파일을 함께 준비합니다 — 엑셀의 파일명과 이름이 같아야 서로 붙습니다
올리기 — 전자결재 > 결재 관리 > 대량 문서 업로드
색인 엑셀과 문서 파일을 고르고 "읽어보기"를 누르면 무엇이 들어갈지 먼저 보여줍니다
문제가 있는 줄은 이유와 함께 제외로 표시되고, 나머지만 등록됩니다
이관 문서의 열람 대상도 이때 직책으로 지정할 수 있습니다
결재가 끝난 문서만 가져올 수 있습니다 — 진행 중이던 문서는 대상이 아닙니다
가져온 뒤
결재함에 "이관" 표시와 원본 문서번호가 함께 보입니다
기안일이 그대로 들어가므로, 검색할 때 기간을 그 시기로 넓혀야 나옵니다
이미 끝난 결재라 승인·반려 버튼은 나오지 않습니다 — 검색과 열람용 기록입니다
같은 문서번호를 두 번 올리면 중복으로 걸러집니다
결재 문서 처리하고 찾기
관리자처리하기 — 전자결재 > 결재 관리
진행중·승인됨·반려됨 탭으로 상태별로 나눠 봅니다
결재선이 있는 문서는 순서가 된 사람만 승인·반려할 수 있습니다
관리자는 남은 단계를 건너뛰고 처리하는 직권 승인(전결)을 쓸 수 있습니다
여러 건은 선택해서 일괄 승인·반려할 수 있습니다
찾기 — 검색과 필터
검색창은 제목·기안자뿐 아니라 양식명·문서번호·첨부파일명·본문 내용·결재자·열람 대상까지 함께 찾습니다
예: 회의록 본문에 적힌 안건이나 참석자 이름으로도 문서를 찾을 수 있습니다
기간, 기안 종류(대분류), 양식으로 좁혀서 볼 수 있습니다
기간을 넓게 잡지 않으면 오래된 문서는 검색에 걸리지 않습니다 — 기본값은 이번 달입니다
그 밖의 메뉴
관리자소통
대시보드 — 오늘 처리할 일을 한 화면에 모아 봅니다
공지사항 — 구성원 전체에게 알릴 내용을 등록합니다. 공문 파일을 함께 올릴 수 있습니다
채팅 — 구성원 간 메시지를 주고받습니다
커뮤니티 — 다른 기관 종사자와 정보를 나눕니다
고충·건의함 — 직원이 익명으로 올린 의견을 관리자가 확인합니다
기록과 운영
월간일정 — 어르신 생신·프로그램·회의 일정을 달력으로 관리하고 담당자를 지정합니다
자료실 — 기관에서 함께 쓰는 문서를 모아둡니다
회원관리 — 구성원 정보, 가입 요청, 직책과 권한, 어르신 명단을 관리합니다
편의기능 — 배차관리와 AI 글쓰기를 씁니다